Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Bielefeld

a) Einfache formlose Vorgänge
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.Bielefeld.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen geschickt werden. Auch die Nutzung von Online-Formularen ist bei einfachen rechtlich formlosen Vorgängen möglich.

Es wird darauf hingewiesen, dass die Kommunikation via E-Mail Sicherheitslücken aufweisen kann. Das Internet ist grundsätzlich kein sicheres Kommunikationsmedium. Beispielsweise können E-Mails bei der Nutzung von unsicheren Apps und Netzwerken auf ihrem Weg bis zum Serversystem der Stadt Bielefeld von versierten Internet-Nutzer*innen aufgehalten, eingesehen oder verändert werden.

Sollte die Stadt Bielefeld eine E-Mail von Ihnen erhalten, wird davon ausgegangen, dass auch eine Beantwortung per E-Mail erwünscht ist. Andernfalls verweisen Sie bitte ausdrücklich auf eine andere Art der Kommunikation.

Zentrale E-Mail Adresse

Für die formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail ist die zentrale Adresse eingerichtet:
posteingang@bielefeld.de

Darüber hinaus finden Sie im Internetangebot weitere E-Mail-Adressen städtischer Ämter und Dienststellen. Durch den Versand von elektronischen Nachrichten aus dem persönlichen Postfach des oder der Beschäftigten wird für diesen aktuellen Vorgang ein Zugang auch für dieses Postfach eröffnet.
Bitte senden Sie der Stadtverwaltung keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden von der Stadtverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Darüber hinaus stellt ein "Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eingeschriebenem Brief.

b) Formgebundene Vorgänge

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Abschnitt 4 (Elektronische Signaturen, speziell Artikel 28) der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union versehen sein.
Sie können rechtsverbindlich die Stadt Bielefeld auch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur über das Postfach digipost [ät] bielefeld.de (digipost[at]bielefeld[dot]de) erreichen. Beachten Sie, dass Sie das Schreiben in einem geeigneten Format (z.B. PDF/A) erstellen und es signieren müssen. Sie müssen eine qualifizierte elektronische Signatur nutzen, eine fortgeschrittene Signatur genügt nicht. Mail-Signaturen wie S/MIME oder PGP/GPG genügen nicht.

Zugang über De-Mail:

Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail Gesetzes ersetzt nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36 a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87 a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadt Bielefeld elektronisch kommunizieren. Der Versand über De-Mail erfordert keine qualifizierte elektronische Signatur.

Die zentrale De-Mail Eingangsadresse lautet:
info [ät] bielefeld.de-mail.de (info[at]bielefeld[dot]de-mail[dot]de)

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, das Amt für Jugend und Familie -Jugendamt- und einige Bereiche des Amtes für Soziale Leistungen -Sozialamt- per De-Mail direkt zu kontaktieren:

Amt für Jugend und Familie -Jugendamt-	jugendamt [ät] bielefeld.de-mail.de (jugendamt[at]bielefeld[dot]de-mail[dot]de)
Team Bildung und Teilhabe:	but [ät] bielefeld.de-mail.de (but[at]bielefeld[dot]de-mail[dot]de)
Ausbildungsförderung:	ausbildungsfoerderung [ät] bielefeld.de-mail.de (ausbildungsfoerderung[at]bielefeld[dot]de-mail[dot]de)
Wohnungshilfen: (Wohngeld, Wohnberechtigungsscheine, Freistellungen)	wohnungshilfen [ät] bielefeld.de-mail.de (wohnungshilfen[at]bielefeld[dot]de-mail[dot]de)

Sollten Sie eine Antwort nicht per De-Mail wünschen, geben Sie dies bitte bei Ihrer Anfrage an.

De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail Adresse verwenden können.
Da De-Mails von den De-Mail Anbietern verschlüsselt versandt werden, eignen sie sich auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung nur mit einfachem Authentisierungsniveau.

c) Dateiformate
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadt Bielefeld nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Folgende gängige Dateiformate können aktuell verarbeitet werden:

• Adobe Acrobat ab Version 4.0 (*.pdf)
• Textdateien beziehungsweise Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen - wenn Sie sie als Rich TextFormat oder TXT-Datei abspeichern (*.txt)
• Microsoft Word (*.docx *.odt)
• Microsoft Excel (*.xlsx *.ods)
• Microsoft Powerpoint (*.pptx *.odp)
• Für Bilder die Formate *.jpg, *.gif, *.tif und *.png

Alle genannten Dateiformate können auch in mit zip-komprimierter Form (*.zip) eingereicht werden. Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder als selbstextrahierende *.exe Dateien umgewandelt wurden, werden von uns nicht entgegengenommen. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (zum Beispiel Makros) enthalten.
Die Liste der Dateiformate wird regelmäßig aktualisiert. Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen (zum Beispiel beim Austausch von Geo-Informationen), werden Sie gebeten, dies mit dem jeweiligen Empfänger abzustimmen, sonst kann Ihr Dateianhang nicht gelesen und auch nicht bearbeitet werden.
Aus technischen Gründen können Mails von einer Gesamtgröße von mehr als 10 Megabyte nicht entgegen genommen werden.

d) Verschlüsselte Kommunikation
Die Stadt Bielefeld kann über das Mail-Protokoll S/MIME eine verschlüsselte Kommunikation anbieten. Dazu müssen auf Seiten des Versenders einige Voraussetzungen erfüllt sein:

• Das Mail-Programm des Versenders muss S/MIME unterstützen. Gängige Mail-Clients (z.B. Mozilla Thunderbird oder Microsoft Outlook) unterstützen dieses Protokoll.
• Die Stadt Bielefeld hat eine Kette von Zertifikaten für die Mail-Adresse info@bielefeld.de erstellt. Dies sind drei verschiedene Zertifikate, die für die Nutzung im Mail-Client dort importiert werden müssen:
  Zertifikate info@bielefeld.de (ZIP-Archiv)
• Der Versender muss ebenfalls ein eigenes S/MIME-Zertifikat besitzen und dies in seinen Mail-Client importiert haben.
• Die E-Mail an die Stadt Bielefeld kann nur an die o.g. zentrale Adresse gerichtet werden. Wenn der Versender nur in Richtung der Stadt kommuniziert, muss für den o.g. Empfänger die Verschlüsselung auch eingeschaltet sein.
• Soll auch die Kommunikation in Rückrichtung, also von der Stadt in Richtung Bürger/Unternehmen, verschlüsselt werden, ist eine erste E-Mail an die Stadt nicht nur zu verschlüsseln, sondern auch elektronisch mit dem eigenen Zertifikat zu signieren. Dadurch wird der öffentliche Schlüssel des Zertifikates sofort mit an die Stadt gesandt und kann für die Verschlüsselung des Rückkanals verwendet werden.
  Achtung: Ab diesem Zeitpunkt wird die komplette Mailkommunikation zwischen allen städtischen Postfächern und dem externen Kommunikationspartner verschlüsselt stattfinden. Alternative Mail-Clients (z.B. Apps im Smartphone oder Web-Mail-Oberflächen) können dann die Mails nicht anzeigen. Es muss mit dem gleichen Mail-Client wie beim Versenden gearbeitet werden.

Ein verschlüsselter Mail-Zugang über das Verschlüsselungsprotokoll PGP wird derzeit von der Stadt Bielefeld nicht angeboten!

e) Mails mit Viren beziehungsweise Umgang mit Spam-Mails
E-Mails mit einem Virus werden ungelesen gelöscht. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. In diesen Fällen erhält der Absender keine weiteren Informationen.

E-Mails, die als bösartig erkannt werden, deren Server auf einer Blacklist steht oder deren Domain eine als schlecht eingestufte Reputation hat, werden gelöscht. In diesen Fällen erhält der Absender eine Fehlermeldung.

f) Web-Formulare
Der Datenaustausch bei der Bearbeitung von Web-Formularen erfolgt verschlüsselt unter Nutzung der SSL/TLS-Technologie mit minimal 128 Bit-Verschlüsselungsalgorithmus.

Alle vorstehenden Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Bielefeld. Sie gelten nicht für Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden.